Vuoi sapere come pianificare al meglio il tuo evento aziendale?
Non ti resta altro che continuare a leggere.
Abbiamo deciso di venirti in aiuto con 5 consigli su come organizzare e realizzare un evento di successo.
Prima di fare qualsiasi passo, devi aver chiari 4 punti chiave:
L’obiettivo dell’evento
E’ il fattore base dell’organizzazione. Avere un’idea chiara del motivo per il quale lo si sta creando e conoscere bene il proprio fine porterà a compiere scelte adeguate che soddisfino te e i tuoi invitati.
Imposta il tuo budget
Devi sapere bene quanti soldi puoi investire in base ai tuoi obiettivi, al carattere e al tono di voce che vuoi dare al tuo evento, e per tutti gli aspetti che dovrai curare. Relazione costo- beneficio.
Selezionare un Team
Non puoi seguire personalmente tutto. Crea un team, definisci i ruoli e delega i molteplici compiti dell’organizzazione dell’evento. Essere in più di uno aiuta anche ad avere una visione d’insieme più precisa e a raccogliere idee e pareri diversi.
Crea un cronoprogramma
Nel corso dell’organizzazione dell’ evento si creeranno numerosi impegni e scadenze. Crea il tuo cronoprogramma, aggiornalo e controllalo quotidianamente. Ti servirà per non perdere mai il punto di vista sul tuo evento.
Stabilito ciò passiamo alla fase successiva l’organizzazione.
Scegli la data e gli invitati
Chiedersi “quale periodo dell’anno e che giorno sono i più idonei all’evento”. Prendi in considerazione sempre i fattori come, ad esempio, il meteo, la stagione, un giorno della settimana ,oppure un prefestivo o un festivo, l’orario di inizio e di fine dell’evento.
Crea una lista di invitati e definisci il numero. Nell’organizzazione della maggior parte degli eventi, conoscere bene il proprio pubblico è di fondamentale importanza per avere successo.
Sei già arrivato ad un ottimo punto, passiamo alla ricerca delle strutture e dei fornitori di cui hai bisogno.
Qui ti devi preoccupare di trovare una location ideale per la buona riuscita del tuo evento, adeguato al carattere stabilito precedentemente, di dimensioni appropriate per i tuoi invitati e per le attività che hai previsto.
Scegliere i fornitori giusti per il tuo evento è basilare per la sua riuscita. I principali fornitori di cui potrai avere bisogno, ad esempio, sono il catering, l’intrattenimento, il noleggio di attrezzature, i trasporti, il design floreale e, fondamentale, l’azienda che allestisce.
Un ruolo fondamentale, che incide fortemente sull’immagine dell’evento stesso, è la logistica.
E’ l’insieme di tutte quelle attività che hanno a che fare con lo spostamento, l’ospitalità e l’accoglienza delle persone. La sua ramificazione è molto più ampia, infatti comprende anche ciò che riguarda l’organizzazione degli allestimenti, i mezzi di trasporto di materiali e l’ideazione delle soluzioni in caso di imprevisti di qualsiasi tipo. Gestisci tutta la fase del carico/scarico della merce, decidendo ogni minimo dettaglio in base alle priorità della messa in opera.
Coordina perfettamente il tutto per evitare di far deviare i diversi momenti dell’evento.
Evento
Dopo aver fatto le ultime verifiche… Inizia lo spettacolo!
Ricorda, il tuo lavoro non è finito. Coordina il tuo evento ma non dimenticarti di vivere il momento con i tuoi ospiti.
A questo punto 2 cose saranno utili al tuo business :
il ringraziamento e l’esperienza del tuo pubblico che deve essere memorabile e positiva,
necessaria la presenza di un fotografo e video-maker che documenti l’evento. Gli scatti più salienti della giornata potranno essere postati sui canali social, e tutti potranno vedere come si è svolto il tuo evento.
Post evento
Lavora al Follow‐up
E’ la fase che segue l’evento, parte fondamentale che non può e non deve essere trascurata. L’evento è un momento di business fondamentale, gli ospiti ti hanno conosciuto, apprezzato e mostrato interesse,
è il momento di cogliere le opportunità.
Follow- up tips per ingaggiare:
sii tempestivo , sorprendi i tuoi contatti e i fornitori e ringraziali rapidamente;
effettua chiamate, invia e-mail e organizza meeting personalizzati per tutti i tuoi contatti;
raccogli i frutti in termini di comunicazione, visibilità e trasmetti come è andato l’evento sui social;
verifica il ritorno sull’investimento dell’evento in base alle vendite successive;
confrontati con staff, collaboratori ed eventuali sponsor ed espositori.
Affidati a Event Design
Decidendo di affidare il tuo evento nelle nostre mani esperte, non dovrai preoccuparti di tutta la parte di progettazione e organizzazione.
Consolidati e affermati da oltre 15 anni, ti offriamo le migliori soluzioni in base al tuo budget e alle tue idee per l’evento.
