Indice:
-
Budget Plan
-
Che cosa è l’analisi dei costi e dei benefici e a cosa serve ?
-
Valutazione post evento
-
Affidati a Event Design
Il budget rappresenta uno degli elementi più rilevanti nella vita e nell’economia di un’azienda e, quando si deve organizzare un evento è indispensabile accantonare una determinata quota di risorse finanziarie senza le quali l’iniziativa non si potrebbe realizzare nella pratica.
Budget Plan
Come capiamo che importo destinare all’evento e quali sono le spese fisse e variabili da affrontare?
Creiamo il budget plan. Uno strumento, flessibile ed essenziale, che indica tutte le voci di spese necessarie e grazie ad esso, l’azienda potrà decidere che tipo di evento progettare e successivamente realizzare.
Quando si organizza un evento non ci si deve dimenticare di prevedere spese fisse ma anche costi variabili oltre ai costi di produzione e di amministrazione.
Il budget potrà riguardare principalmente le seguenti spese:
- Spese per la grafica e di cancelleria ;
- Spese per imposte e tasse;
- Spese di allestimento (ad es. trasporto e montaggio, noleggio scenografie, segnaletica, decorazioni floreali);
- Spese di viaggio, organizzazione delle trasferte, dei sopralluoghi e dei controlli delle location;
- Spese per la location;
- Spese per l’albergo (se l’evento dura più di un giorno );
- Spese per la ristorazione;
- Spese per gadget a ospiti e/o giornalisti;
- Spese per lo staff (hostess, traduttori, assistenti, etc…);
- Spese per la documentazione video, supporti informatici e spese per la parte spettacolo;
- Spese assicurative;
- Spese marketing per la promozione dell’evento (ad es. campagna pubblicitaria, locandine, conferenza stampa, inviti);
Ogni spesa dovrà essere pianificata e autorizzata dagli organizzatori che dovranno fare in modo di non sfondare il tetto di spesa che è stato stabilito.
Lo step successivo che affiancherà il budget plan è stipulare l’analisi dei costi e dei benefici.
Che cos’è l’analisi dei costi e a cosa serve
L’analisi dei costi è l’aspetto più rilevante nell’ambito della gestione delle finanze.
È anche conosciuta con il nome di ACB, cioè Analisi dei Costi e dei Benefici.
E’ un processo contabile di ottimizzazione delle risorse a disposizione di un’azienda, attraverso uno schema preciso di uscite, entrate e benefici nella progettazione di un evento.
Come si può facilmente intuire, non esiste un costo standard di riferimento per la realizzazione di un evento, considerato che ciascuno di esso avrà caratteristiche uniche nel proprio genere.
Pertanto, piuttosto che cercare informazioni su quanto costa organizzare un evento cercherei adeguate coperture che, per esempio, potrebbero arrivare da:
- Risorse aziendali destinate all’evento;
- Contributi esterni come le sponsorizzazioni;
- Quote di iscrizione dei partecipanti;
Una volta che avrai determinato le fonti per la copertura dell’evento, sarà certamente più facile avvicinarti alla corretta organizzazione di esso, tenendo conto che il budget plan dovrà essere sufficientemente flessibile nell’accogliere variazioni dei costi.
Valutazione Post Evento
Un paio di giorni dopo che l’evento si è concluso, dovrai confrontarti con gli organizzatori e con le persone coinvolte in azienda per stendere un bilancio finale delle entrate e delle uscite. Questo è il momento in cui si confrontano i dati di budget con le spese effettive.
Successivamente dovrai procedere a una prima valutazione della riuscita dell’evento e della sua efficacia sul piano dei contatti.
Dovrai valutare :
- la quantità di contatti, sia fisicamente che attraverso i media, ricavati dal pubblico di riferimento;
- l’impatto visivo del layout e dell’ organizzazione che l’evento ha prodotto sui partecipanti;
- individuare gli eventuali errori ;
- verificare il numero di partecipanti effettivo rispetto agli inviti;
- analizzare le reazioni, i commenti raccolti, dei partecipanti durante l’evento;
- verificare il livello di coinvolgimento nelle varie fasi dei partecipanti all’evento;
Affidati a Event Design
Possiamo affermare con certezza che, per garantire il ritorno dell’investimento dell’evento, è assolutamente necessario pianificare le entrate e le uscite.
Dalla progettazione alla realizzazione, offrendo le migliori soluzioni creative, funzionali e sostenibili in base al tuo budget e alle tue idee per l’evento.
