LE 5 LINEE GUIDA per trovare la location impeccabile per il tuo EVENTO CORPORATE

INDICE:

• Fattori importanti

• Posizione

• Dimensioni e stile degli spazi

• Tipologia

• Accessibilità e servizi

Scegliere la location per il tuo evento corporate è una sfida molto ardua.

E’ una componente essenziale della personalità e del tono dell’ evento. Gioca un ruolo fondamentale nella tua strategia di marketing, infatti la location giusta, contribuisce a creare il giusto tipo di atmosfera e a proiettare i valori aziendali fondamentali.

Diventa, pertanto, necessario comprendere quali sono i fattori da aver chiari prima di iniziare la ricerca della giusta location per un evento.

• IL TIPO DI EVENTO

Prima di tutto bisogna capire che evento stiamo organizzando, capirne le caratteristiche, gli obiettivi e le dimensioni.

• IL PUBBLICO

Punto focale di ogni decisione rispetto all’evento è il target dell’iniziativa. Per la scelta dell’ambiente più adeguato diventa essenziale delineare il profilo degli ospiti.

• IL BUDGET

I costi di un evento variano a seconda di molti fattori ed è sempre importante tenere presente il budget assegnato ad ogni voce.

Assicurarsi, sempre, che il budget sia compatibile con l’evento da realizzare.

La 1° linea guida ce la siamo lasciata alle spalle, adesso ti fornirò altre 4 linee guida molto interessanti che ti aiuteranno a scegliere la location all’altezza per il tuo evento.  

1 – Posizione

Quando dobbiamo scegliere l’ubicazione della nostra location il dato più importante è sicuramente la sua raggiungibilità.

Valuta quindi la distanza della location in cui vorresti organizzare il tuo evento dai mezzi di trasporto che useranno i tuoi partecipanti (stazioni, autobus e aeroporti).

Raggiungere l’evento diventerà scomodo e potrebbe causare defezioni.

Per spiegarti meglio questo concetto devi immedesimarti nei panni dei tuoi invitati.

Ad esempio:

• Gli invitati che vengono da molto lontano si serviranno dell’ aereo, quindi gradiranno una location facilmente raggiungibile dall’aeroporto;

• Altre persone potrebbero raggiungere la location in treno. Valutare la vicinanza della location alle stazioni ferroviarie, o quanto meno la raggiungibilità della location con mezzi pubblici;

• Se infine i tuoi ospiti verranno in automobile, considerare la vicinanza ai raccordi autostradali e soprattutto la presenza di un parcheggio.

Questo non vuol dire che non si possa avere l’idea di organizzare un evento “fuori porta”, lontano dalle vie di comunicazione.

Infatti, la condizione di isolamento di strutture per eventi come agriturismi e antiche ville di campagna favorisce la creazione di un senso di intimità tra i partecipanti.

In questo caso è bene avere premura di occuparsi anche di allestire dei servizi navetta per i partecipanti che vadano dai punti di raccolta (stazioni e aeroporti) fino alla location.

2 – Dimensioni e stile della sala

Le dimensioni della location sono essenziali: è necessario uno spazio sufficiente per consentire alle persone di incontrarsi e stare insieme, ma non così tanto da diventare scomodo o difficile da gestire.

Alcune sedi sono progettate per grandi gruppi di persone, mentre altre sono più intime e ideali per eventi più piccoli.

Per stare più sicuro riguardo la grandezza di cui avrai bisogno, hai due soluzioni:

• raccogliere online le adesioni al tuo evento e successivamente prenotare la sala. Questo ti permette di sapere il numero esatto di persone che saranno presenti al tuo evento.

• creare un evento a numero chiuso. Questo sistema ha l’indubbio vantaggio di darti l’idea del numero massimo di partecipanti. Potrai prenotare subito la location adatta al tuo scopo.

Le dimensioni dello spazio possono influenzare la spesa per l’affitto e i costi del personale.

– Stile

La location deve riflettere il tema dell’evento, i valori fondamentali, la personalità del tuo brand e i gusti del tuo pubblico di riferimento.

La location deve essere perfetta, non puoi permetterti di sbagliare!

3 – Tipologia

La tipologia della location aiuta a migliorare l’esperienza emotiva dei partecipanti, rendendola coerente con il messaggio che vuoi comunicare. Possiamo fornirti una chiave di lettura valida in ogni caso.

Ad esempio:

• cerca una villa storica se vuoi immergere i tuoi ospiti in uno scenario da sogno, ottimo per un evento di lusso che si riallacci alla tradizione e alla cultura;

• seleziona un buon agriturismo se l’idea è che i tuoi invitati facciano un ottimo pranzo oppure opta per una location con giardino e piscina per un aperitivo o una cena, eccellente per creare un senso di intimità e coesione del gruppo.

• opta per una terrazza di un hotel a 5 stelle se vuoi fare un evento di alto profilo dove il lusso e lo sfarzo sono al primo posto.

Il segreto sta nel di capire il punto di forza che caratterizza la location. 

Se l’atmosfera della location combacia con il messaggio che vuoi trasmettere durante il tuo evento, è quella che fa per te.

4- Accessibilità e servizi

Quando si sceglie un locale, è importante concentrarsi anche su altri aspetti che faciliteranno il lavoro di pianificazione.

Porsi domande del tipo:

• È disponibile il trasporto pubblico?

• Quali sono le possibilità di parcheggio?

• Che tipo di servizio di ristorazione sarà disponibile?

• È possibile utilizzare il proprio catering?

• Cosa succede in caso di maltempo?

• Che tipo di luci hanno? Sono sufficienti?

• L’impianto audio è completo?

Disporre di queste informazioni è fondamentale per non avere aumenti di costi non previsti.

Come muoversi?

Molte location offrono molta comodità, in termini di attrezzatura e servizi, ma in genere sono più costosi. Non soffermatevi soltanto sull’importo alto di un eventuale preventivo, ma valutate molto attentamente l’offerta tenendo sempre a mente che un’ altra soluzione è il noleggio.

In caso di indecisione è importante affidarsi a una terza parte che possa aiutarti nella valutazione di quello che la location ti offre.

Un Event Planner saprà guidarti sia su cosa sia più utile per te e sia, eventualmente, nella scelta di service affidabili per il noleggio di ciò che manca alla location.

Affidati a Event Design

Ti abbiamo fornito delle linee guida per cercare la location più adatta al tuo evento, ma come avrai capito non è sempre un’impresa facile.

Se vuoi essere sicuro che la location sia quella giusta e che al tuo evento non manchi niente, contattaci e saremo felici di aiutarti.

Curare eventi occupandoci di ogni minimo dettaglio, dalla progettazione alla realizzazione, è il nostro lavoro da oltre 15 anni, offrendo le migliori soluzioni in base al tuo budget e alle tue idee per l’evento.